São os canais de comunicação mais importantes nas empresas, muito enfatizados pelos gestores. Este é o primeiro tipo de comunicação de que nos lembramos quando falamos de comunicação nas empresas entre gestores e subordinados.
Os canais de comunicação formal descendente mais utilizados são:
a cadeia de comando
os comunicados e avisos distribuídos ou afixados
o "jornal da empresa"
as comunicações insertas nas folhas de salário
os manuais
os "handbooks" ou panfletos
o relatório anual
os registos de voz e imagem
A cadeia de comando é a linha ao longo da qual flui a autoridade do topo da organização ao indivíduo situado no ultimo escalão hierárquico da empresa. É o canal de comunicação usado mais frequentemente e pode revestir a forma de comunicação oral e escrita, sendo a mais frequente a que se traduz no contacto pessoal face a face. As comunicações escritas são normalmente utilizadas para assuntos de maior relevância para a empresa e/ou para o gestor. O papel dos gestores intermédios é importante neste canal para que os trabalhadores recebam a informação com o mínimo de distorção possível.
A afixação de avisos e comunicados serve grande parte das vezes para os gestores comunicarem aos seus subordinados informações que lhes interessam. Este canal deve ser considerado suplementar, uma vez que muitas das vezes não são lidos ou, porque afixados durante muito tempo, poderão ficar desactualizados.
O jornal da empresa, usado normalmente por empresas de dimensão significativa, destina-se geralmente a transmitir informações sobre novos produtos, política e evolução da empresa, ou assuntos de interesse para os empregados. Algumas informações - actividades recreativas e culturais, prémios ou campeonatos em que houve participação, empregados que completam um certo número de anos de serviço, etc. - são uma excelente oportunidade para se desenvolver o espírito de equipa, a coesão e os valores morais; de forma geral, a cultura da organização.
As comunicações insertas nas folhas de remuneração são um outro canal que, usado em equilíbrio, pode ter interesse, uma vez que todos as lêem.
Os panfletos e "handbooks" são sobretudo usados para dar a conhecer aos novos membros da empresa os aspectos gerais do seu funcionamento e políticas da empresa em termos de recursos humanos. Tendo sempre presente que nem sempre são lidos pelos destinatários são, ainda assim, usados para comunicar a instituição de novos sistemas de avaliação, planos sociais de complemento de reforma, etc.
O relatório anual contém, para além das contas, informação sobre a actividade da empresa ao longo do ano e reflecte a posição dos seus órgãos de gestão. Destina-se sobretudo aos accionistas, embora tenha vindo a interessar crescentemente aos funcionários e restantes stakeholders.
Os registos de voz e imagem transmitem mensagens e simultaneamente "aproximam" os gestores de topo dos empregados, debelando a dispersão geográfica da organização. Outras formas de comunicação têm vindo a desenvolver-se a par da evolução das novas tecnologias de informação: a videoconferência, o videotexto, o teleprocessamento de dados, são exemplos desses canais de comunicação.