Segundo inquéritos feitos por Henry Mintzberg e outros, grande parte dos gestores gasta cerca de 80% do seu tempo comunicando com as pessoas, quer internamente, quer externamente. Em relação às pessoas que constituem a empresa, os gestores de nível intermédio geralmente gastam mais tempo a comunicar com os seus subordinados [comunicação vertical descendente], menos com os seus superiores [comunicação vertical ascendente], situando-se o tempo gasto com os outros departamentos [comunicação horizontal] numa zona intermédia.
Os cientistas das áreas de comportamento têm demonstrado que a motivação dos trabalhadores é impossível sem uma comunicação eficaz. Os trabalhadores têm necessidade de conhecer bem quais os objectivos da organização e devem participar na sua definição, saber o que deles se espera. Devem ser ouvidos e entendidos pelos seus supervisores, o que não é conseguido se existirem barreiras significativas à comunicação ne empresa.
A globalização do ambiente externo da empresa e a necessidade de mudança tornam mais evidente a importância de transmissão de informação e conhecimentos, trazendo maior complexidade ao sistema de comunicação e, por vezes, constituindo uma barreira adicional à comunicação eficaz.
No ambiente interno da empresa, os trabalhadores devem receber informações, no mínimo, sobre:
Como se espera que as suas tarefas sejam desempenhadas
Os salários e, de modo geral, sistemas de retribuição
A sua posição na estrutura organizacional da empresa
As alterações que possam afectar o futuro da empresa, nomeadamente a sua segurança
As políticas, regras e procedimentos da empresa.